Richtlinie für Whistleblowing

1. Einführung

Wir bei DAIKIN haben uns verpflichtet, unsere Geschäfte transparent zu führen. Wo immer wir tätig sind, bemühen wir uns um die Einhaltung der geltenden Gesetze. In der gesamten DAIKIN Europe Group¹ sind die Mitarbeiter an unseren Konzernkodex für Unternehmensethik gebunden, der ordnungsgemäßes Verhalten fördert und sicherstellen soll, dass keine illegalen Aktivitäten am Arbeitsplatz stattfinden. Die Grundsätze unserer Unternehmensethik sind in allen Ländern und Geschäftsbereichen, in denen wir tätig sind, gleich. Sie können unsere Unternehmensethik auf unserer Internetseite unter www.daikin.eu einsehen.

Wir möchten jeden ermutigen, seine Fragen oder Bedenken zu äußern und (vermutetes) unethisches oder illegales Verhalten bei der Ausübung unserer Geschäfte zu melden. Die DAIKIN Europe Group garantiert, dass eingereichte Meldungen absolut vertraulich behandelt werden.

In dieser Richtlinie erläutern wir, wie Sie eine Meldung einreichen können und wie wir unsere Untersuchungen nach einer eingereichten Meldung durchführen. Wir erläutern auch den Schutz, den wir denjenigen bieten, die eine Meldung einreichen.

2. Wer kann eine Meldung einreichen?

Jeder kann vermutetes oder beobachtetes Fehlverhalten bei der DAIKIN Europe Group melden: Mitarbeiter, aber auch externe Beteiligte wie Auftragnehmer, Berater, Dienstleister, Vermittler, Kunden und so weiter.

3. Wo kann ich eine Meldung einreichen?

Sie haben mehrere Möglichkeiten der Meldung. So können Sie den Weg wählen, der Ihnen am angenehmsten ist.

• Sie können sich an Ihre Kontaktperson bei DAIKIN wenden.
• Sie können eine Meldung über die Whistleblower-Hotline, die rund um die Uhr erreichbar ist, einreichen. Die Hotline nimmt Meldungen über ein Online-Formular oder per Telefon entgegen, jeweils in der von Ihnen bevorzugten Sprache. Sie können die Hotline über den folgenden Link erreichen: http://daikineurope.ethicspoint.com

Für eine Meldung rufen Sie den Link auf, und gehen Sie zum Abschnitt Einen Bericht erstellen.

• Wählen Sie Ihr Land aus, und geben Sie Ihre bevorzugte Meldemethode an: Online-Formular oder Telefon. Wenn Sie die Meldung per Telefon abgeben möchten, wird Ihnen die länderspezifische Telefonnummer angezeigt.
• In jedem Fall erhalten Sie eine Benutzer-ID und ein Kennwort. Fragen und Mitteilungen werden Ihnen über die Plattform mitgeteilt. Sie können die Plattform jederzeit wieder besuchen und Dokumente hinterlassen oder weitere Fragen stellen.
• In einigen Ländern verfügen wir über einen speziellen Meldungskanal, der auf der Website der lokalen Einrichtung zur Verfügung steht.²

4. Kann ich eine Meldung anonym abgeben?

Diese Möglichkeit besteht; in einigen Ländern ist dies rechtlich jedoch nicht möglich.³ Sie können Vorfälle anonym melden, auch wenn dies in einigen Ländern möglicherweise nicht zulässig ist. Wir bitten Sie, ausreichend detaillierte und sachliche Informationen abzugeben, damit wir die Meldung effektiv untersuchen können.

5. Welche Art von Vorfällen kann ich melden?

Sie können jede Art von Anliegen vorbringen, auf das Sie uns aufmerksam machen möchten; diese Richtlinie zielt jedoch darauf ab, Meldungen über Verstöße oder vermutete Verstöße gegen die Unternehmensethik der DAIKIN Europe Group oder gegen das Gesetz entgegenzunehmen. Solche Verstöße können beispielsweise eine Verletzung der Menschenrechte, ein Verstoß gegen das Wettbewerbsrecht, eine Straftat oder Verschmutzungen der Umwelt sein.

6. Bin ich geschützt, wenn ich einen Vorfall melde?

DAIKIN verpflichtet sich, Sie vor jeglichen Nachteilen zu schützen, selbst wenn sich nach einer Untersuchung herausstellt, dass kein Verstoß vorlag. Wir dulden keine Vergeltungsmaßnahmen in irgendeiner Form (Entlassung, Verweigerung der Beförderung, Suspendierung …) gegen Personen, die in gutem Glauben einen Verstoß melden und berechtigte Gründe zur Annahme haben, dass ein Verstoß vorliegt.

Wenn Sie jedoch wissentlich falsche Informationen melden oder öffentlich machen, können Sie mit einer Strafe rechnen. Möglicherweise werden Sie auch für Schäden haftbar gemacht, die durch falsche Meldungen oder die Veröffentlichung falscher Informationen entstanden sind.

7. So stellen wir die Vertraulichkeit sicher

DAIKIN behandelt alle Meldungen, ihren Inhalt, die Identität der meldenden Person und anderer Beteiligter vertraulich. Wir werden Ihre Meldung zur Durchführung einer Untersuchung und für die Umsetzung von Maßnahmen im Zusammenhang mit dem Ergebnis verwenden.

Wir legen möglicherweise Informationen über Tatsachen oder Bedenken im Rahmen einer Klage oder eines anderen Verfahrens, das eine Behörde einleitet, offen. Wir legen möglicherweise auch Informationen offen, wenn wir entscheiden, dass der Verstoß den Behörden gemeldet werden sollte und/oder wir eine offizielle Beschwerde einreichen werden. Wir geben ggf. den Inhalt der Meldung auch an die Geschäftsleitung und/oder an unsere externen Berater weiter.

8. Was geschieht, nachdem ich eine Meldung eingereicht habe?

Wir nehmen alle Meldungen ernst, und sie werden mit der gebotenen Sorgfalt behandelt.

Verantwortlich für die Untersuchung der eingegangenen Meldungen ist der Prüfungsausschuss der DAIKIN Europe Group oder – sofern gesetzlich vorgeschrieben – ein lokaler Vertreter. Der Prüfungsausschuss bzw. der örtliche Vertreter leitet nach Erhalt einer Meldung die folgenden Schritte ein:

• Der Prüfungsausschuss verschickt innerhalb von 7 Tagen eine Empfangsbestätigung an die meldende Person.
• Dann entscheidet der Prüfungsausschuss, ob die Meldung zulässig ist oder nicht. Falls die Meldung nicht zulässig ist – weil sie nicht in den Geltungsbereich dieser Richtlinie fällt –, informiert der Prüfungsausschuss die meldende Person.
• Falls die Meldung zulässig ist, führt der Prüfungsausschuss eine Untersuchung durch.
  • Der Prüfungsausschuss kann dazu die Unterstützung anderer Stellen wie Tochtergesellschaften oder Unternehmensabteilungen anfordern.
  • Der Prüfungsausschuss kann Mitarbeiter und/oder Dritte befragen, die über den gemeldeten Vorfall Bescheid wissen könnten.
  • Der Prüfungsausschuss kann Dokumente prüfen, die sich auf den gemeldeten Vorfall beziehen.

• Nach Abschluss der Untersuchung wird der Prüfungsausschuss über die Angelegenheit entscheiden.
  • Wird der Vorfall bestätigt, ergreift der Prüfungsausschuss geeignete Maßnahmen, um die festgestellten Bedenken auszuräumen.
  • Bestätigt sich der festgestellte Vorfall nicht, wird die Angelegenheit abgewiesen.

• Der Prüfungsausschuss unterrichtet die meldende Person innerhalb von 3 Monaten über das Ergebnis.

Der Prüfungsausschuss respektiert in vollem Umfang die Verteidigungsrechte aller an einer Untersuchung beteiligten Personen. Diese Personen werden über den Sachverhalt oder die Bedenken informiert und angehört.

Ein Verstoß gegen die Unternehmensethik kann zu einer Disziplinarmaßnahme oder zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses führen. Wird ein Verstoß von einem Dritten begangen, können wir das Vertragsverhältnis mit diesem Dritten oder seinem Arbeitgeber beenden.

9. So halten wir die Datenschutzgesetze ein

Die Bearbeitung von Meldungen beinhaltet natürlich auch die Verarbeitung personenbezogener Daten. Je nach Vorfall kann die DAIKIN Europe Group Daten wie Namen, Kontaktinformationen, Berufsbezeichnungen, Systemzugriffsprotokolle und Details im Zusammenhang mit dem Vorfall erfassen.

Wir bewahren Ihre personenbezogenen Daten für die Dauer der Untersuchung auf. Entsprechend unserer Risikobewertung und den rechtlichen Anforderungen können wir Daten auch noch einige Zeit danach aufbewahren, jedoch nie länger als nach den geltenden Gesetzen zulässig. Für bestimmte Datenarten (z. B. Zugriffsprotokolle) gelten möglicherweise kürzere Aufbewahrungsfristen. Möglicherweise bewahren wir Daten aufgrund eines berechtigten Interesses länger auf, z. B. für mögliche künftige Rechtsstreitigkeiten oder behördliche Untersuchungen, aber wir halten dies in Übereinstimmung mit den Grundsätzen der Datenminimierung und Ihren Rechten.

Bitte beachten Sie, dass Ihnen folgende Rechte zustehen:

• Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten und Erhalt einer Kopie
• Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger personenbezogener Daten
• Löschung Ihrer personenbezogenen Daten unter bestimmten Umständen
• Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten
• Einspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf der Grundlage berechtigter Interessen
• Erhalt Ihrer personenbezogenen Daten in einem übertragbaren Format
• Einreichung einer Beschwerde bei der Datenschutzbehörde des Landes, in dem der Vorfall gemeldet wurde

Für ausführliche Erklärungen und Informationen zur Wahrnehmung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an die Datenschutzkoordinatoren unter dpc@daikineurope.com

Weitere Informationen über unsere Datenschutzpraktiken finden Sie in unserer Datenschutzrichtlinie.⁴

10. Vorgehensweisen und Schutz für Whistleblower in der Europäischen Union

In der Europäischen Union bieten die Gesetze der EU-Mitgliedstaaten und die sogenannte EU-Richtlinie⁵ den Schutz für Personen, die (vermeintliche) Rechtsverstöße melden („Whistleblowing“).

Für den Genuss dieses Schutzes gelten folgende Bedingungen. Bitte machen Sie sich mit den spezifischen Anforderungen des geltenden Rechts vertraut:

• Sie müssen zum Zeitpunkt der Meldung berechtigten Grund zu der Annahme gehabt haben, dass die Informationen wahr sind und in den Geltungsbereich des Gesetzes fallen.
• Sie haben in Übereinstimmung mit dem Gesetz intern oder extern Bericht erstattet oder eine öffentliche Bekanntgabe gemacht.

Interne Meldung bedeutet, dass Sie einen der Meldekanäle der DAIKIN Europe Group genutzt haben. Wir empfehlen Ihnen, diese zuerst zu nutzen.

Externe Berichterstattung bedeutet, dass Sie den zuständigen Behörden des EU-Mitgliedstaates einen Bericht vorlegen. Diese zuständigen Behörden sind in Anhang 1 aufgeführt. Sie können den externen Meldekanal nutzen, wenn Sie über den internen Kanal der DAIKIN Europe Group eine Meldung abgegeben haben und dieser interne Kanal nicht ordnungsgemäß funktioniert hat.

Eine Offenlegung bedeutet, dass Sie sich direkt an die Öffentlichkeit wenden, z. B. über eine Online-Plattform, soziale Medien oder an die Medien. Wenn Sie eine Meldung an die Öffentlichkeit abgeben, sollten Sie Schutz genießen, wenn

• Sie zuerst intern und extern Meldung erstattet haben, aber der Verstoß nicht behoben wurde oder keine angemessenen Maßnahmen ergriffen wurden, oder
• Sie berechtigten Grund zu der Annahme haben, dass eine unmittelbare oder offensichtliche Gefahr für das öffentliche Interesse besteht oder im Falle einer externen Meldung das Risiko von Vergeltungsmaßnahmen besteht.

Nicht alle Angelegenheiten, die in den Bereich der Unternehmensethik fallen, zählen zum Whistleblowing. Wir bezeichnen diese als „ethische Angelegenheiten“. Der gesetzliche Schutz für eine Person, die eine ethische Angelegenheit anspricht, ist nicht derselbe, wie beim Whistleblowing. Nichtsdestotrotz wird die DAIKIN Europe Group gemeldete ethische Angelegenheiten auf die gleiche Weise behandeln: die Leitlinien und Verfahren dieser Richtlinie gelten für alle Meldungen, die wir erhalten, unabhängig davon, ob es sich um Whistleblowing oder um eine ethische Angelegenheit handelt.

11. Fragen

Falls Sie Fragen haben, können Sie sich an C. Vyncke, Director und Chief Legal Officer, DAIKIN Europe N.V., wenden.

E-Mail: vyncke.c@daikineurope.com

ANHANG 1: Einschlägige zuständige Behörden für die Entgegennahme einer externen Meldung

Österreich	Externe Meldestelle für EU-Rechtsverstöße in Wien
Belgien	Föderaler Ombudsdienst Vlaamse Ombudsman Ombudsdienst der Region Brüssel Ombudsfrau der Deutschsprachigen Gemeinschaft Belgiens
Bulgarien	Kommission für Korruptionsbekämpfung und den Einzug illegaler Vermögenswerte
Kroatien	Ombudsdienst der Republik Kroatien
Zypern	Für die Suche nach dem richtigen Kanal zur Meldung von Missständen können sich Whistleblower an den örtlichen Rechtsbeistand und/oder das Büro des Ombudsdienstes wenden.
Tschechische Republik	Justizministerium, Abteilung für Interessenkonflikte und Korruptionsbekämpfung
Dänemark	Dänische Datenschutzbehörde
Estland	Justizministerium, Abteilung für Kriminalpolitik in Estland
Finnland	Ministerium der Justiz
Frankreich	Defenseur des Droits
Deutschland	Die externe Meldestelle gemäß dem Gesetzentwurf zum Schutz von Whistleblowern beim Bundesamt für Justiz in Deutschland (Deutschland)
Griechenland	Nationale Transparenzbehörde
Ungarn	Beauftragter für Grundrechte
Irland	Garda Ombudsdienst, GSOC Einheit für geschützte Offenlegung (PDU)
Italien	Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC)
Lettland	Staatskanzlei, Kontaktstelle für Whistleblower
Litauen	Generalstaatsanwaltschaft
Luxemburg	Die Luxemburgische Finanzdienstleistungsbehörde – CSSF Die Luxemburger Versicherungskommission – CAA Die Luxemburgische Wettbewerbsbehörde Die Luxemburgische Behörde für Eintragungsgebühren, Grundbesitz und Mehrwertsteuer – AED Die Luxemburgische Aufsichtsbehörde für Arbeit und Bergbau – ITM Die Luxemburgische Datenschutzkommission – CNPD Das Luxemburgische Zentrum für Chancengleichheit – CET Der Mediator führt im Rahmen seines Auftrags externe Kontrollen an Orten durch, an denen Personen die Freiheit entzogen wird Der Ombudsdienst für Kinder und Jugendliche Das Luxemburger Institut für Regulierung – ILR Unabhängige Luxemburger Regulierungsbehörde für audiovisuelle Mediendienste – ALIA Anwaltskammer Luxemburg und Diekirch Luxemburger Notariatskammer Luxemburger Ärztekammer Natur- und Forstverwaltung – ANF Verwaltung für Wasserwirtschaft – AGE Verwaltung für Luftfahrt – ANA Nationaler Ombudsdienst für Verbraucher Orden der Architekten und beratenden Ingenieure – OAI Luxemburger Vereinigung der Wirtschaftsprüfer – OEC Luxemburger Institut der Wirtschaftsprüfer – IRE Luxemburger Verwaltung für direkte Steuern – ACD
Malta	Malta berichtet extern an eine der im Gesetz genannten zuständigen Behörden. Dazu gehören: Kommissar der Steuerbehörde (CfR), Abteilung für Finanzanalyse (FIAU), Malta Finanzdienstleistungsbehörde (MFSA), Beauftragter für freiwillige Organisationen (CVO), Ständige Kommission gegen Korruption und der Ombudsdienst.
Niederlande	Huis voor Klokkenluiders (Niederlande)
Polen	Ombudsdienst (obwohl das endgültige Gesetz noch nicht verabschiedet ist – Stand Januar 2024)
Portugal	Generalstaatsanwalt
Rumänien	Ministerium der Justiz
Slowakei	Büro des Premierministers, Abteilung für Korruptionsprävention Amt für den Schutz von Whistleblower
Slowenien	Komisija za preprečevanje korupcije
Spanien	Agencia Valenciana Antifraude Ministerio de Justicia Oficina Antifrau de Catalunya Amt für Korruptionsprävention und -bekämpfung auf den Balearischen Inseln Oficina Andaluza contra el Fraude y la Corrupción
Schweden	Schwedische Behörde für Arbeitsumwelt

1 Die DAIKIN Europe Group umfasst DAIKIN Europe N.V. und DAIKIN Europe Coordination Center N.V., die jeweiligen Niederlassungen und Tochtergesellschaften sowie die jeweiligen Niederlassungen und Tochtergesellschaften dieser Niederlassungen und Tochtergesellschaften.

2 Siehe die Websites der in Italien ansässigen Unternehmen.

3 Wenn Sie sich in der Tschechischen Republik oder in Ungarn aufhalten oder dort eine Meldung erstatten, sollten Sie Beratung einholen, bevor Sie eine anonyme Anzeige erstatten, da die anonyme Anzeige möglicherweise nicht durch das nationale Recht geschützt ist.

4 https://www.daikin.eu/en_us/data-protection-policy.html

5 Richtlinie (EU) 2019/1937 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Oktober 2019 zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden